Actualizado el 31 de marzo, 2020

La Ley HR 6201

FAMILIAS PRIMERO  – ACTA DE RESPUESTA AL CORONAVIRUS

(“FAMILIES FIRST CORONAVIRUS RESPONSE ACT”)

Resumen de la Ley Con Respecto a Asuntos de Interés para Empleadores

INTRODUCCIÓN

El 18 de marzo, 2020, el Presidente Trump firmó la ley “Familias Primero – Acta de Respuesta al Coronavirus” (conocida en inglés como “Families First Coronavirus Response Act” o por sus iniciales “FFCRA”).  La FFCRA contiene varias Actas separadas, incluyendo Actas para ampliar la ley de permisos familiares y médicos y para garantizar permisos para ausentarse con compensación por razones urgentes de enfermedad para empleados quienes trabajan para empleadores públicos y privados.  Ahora ciertos empleados tienen derecho a un permiso familiar y médico compensado y un permiso para ausentarse con compensación por razones urgentes de enfermedad.  Mientras que los empleadores tienen la obligación de pagar por dichas ausencias, la FFCRA crea créditos con respecto a los impuestos sobre la nómina de los cuales los empleadores bajo el alcance de la ley pueden aprovechar en el futuro.

ÓRDENES DEL CONDADO DE MONTEREY Y A NIVEL ESTATAL

PARA REFUGIARSE EN CASA

El 17 de marzo, 2020, el Departamento de Salud del Condado de Monterey emitió una orden dirigiendo a todo residente del condado a refugiarse en casa, con ciertas excepciones.  Una de las excepciones es que individuos pueden ir al trabajo si trabajan para un “Negocio Esencial” o para proveer “Operaciones Básicas Mínimas” tal como se definen dichos términos en la orden.  El 19 de marzo, 2020, el Gobernador Newsom ordenó que individuos quienes trabajan en 16 sectores específicos pueden continuar con su trabajo, y toda otra persona en California tiene que refugiarse en casa.  Si estas órdenes prohíben que empleados vayan al trabajo, y ellos tampoco pueden trabajar de sus domicilios, es posible que sean elegibles para un permiso para ausentarse con compensación por razones urgentes de enfermedad y un Permiso Familiar y Médico Urgente, detallados a continuación.  Pueden ver la Orden del Condado de Monterey para Refugiarse en Casa en el siguiente sitio web: https://files.constantcontact.com/6729da79001/1f16f3b4-7809-483c-ae28-7a8407cf8320.pdf  y la orden que aplica a nivel estatal se encuentra en el siguiente sitio web https://www.gov.ca.gov/wp-content/uploads/2020/03/3.19.20-EO-N-33-20-COVID-19-HEALTH-ORDER-03.19.2020-signed.pdf.

LA LEY DE PERMISO PARA AUSENTARSE CON COMPENSACIÓN

POR RAZONES URGENTES DE ENFERMEDAD

La Ley de Permiso para Ausentarse con Compensación por Razones Urgentes de Enfermedad (conocida en inglés como “Emergency Paid Sick Leave Act”) hace provisiones para ausentarse provisionalmente con compensación por razones urgentes de enfermedad para ciertos empleados que no pueden trabajar (ni trabajar de su domicilio) por razones específicas que tienen que ver con el COVID-19.  Estas provisiones de urgencia toman efecto no más tarde del 1o de abril, 2020 y vencen automáticamente el 31 de diciembre, 2020.

Empleadores Bajo el Alcance de la Ley: La Ley aplica a empleadores privados con menos de 500 empleados y empleadores públicos con 1 o más empleados.  El Secretario de Trabajo tiene la autoridad para eximir empleadores con menos de 50 empleados “cuando la imposición de dichos requisitos perjudicaría la viabilidad del negocio como una empresa en funcionamiento.”

Empleados Elegibles: Todo empleado es elegible para usar este permiso para ausentarse inmediatamente, no importa cuánto tiempo ha sido un empleado del empleador.  Los empleadores que emplean proveedores de cuidado de salud o equipos de respuesta a emergencia pueden excluir dichos empleados de elegibilidad para el permiso para ausentarse con compensación por razones urgentes de enfermedad.

Requisitos para Calificar: Los empleados tienen derecho a beneficios de permiso para ausentarse con compensación por razones urgentes de enfermedad como se detalla a continuación si no pueden trabajar (ni trabajar de su domicilio) debido a cualesquiera de las siguientes seis razones:

  • El empleado es sujeto a una orden Federal, Estatal, o local de cuarentena o aislamiento relacionada a COVID-19. Si un negocio cierra o se reducen las horas laborales de un empleado debido a la falta de trabajo, el empleado no es elegible para beneficios de permiso para ausentarse con compensación por razones urgentes de enfermedad aún si el cierre es debido al COVID-19.

(vea https://www.dol.gov/agencies/whd/pandemic/ffcra-questions);

  • Un proveedor de cuidado de salud le ha aconsejado al empleado que se ponga en cuarentena propia debido a preocupaciones relacionadas a COVID–19;
  • El empleado está sintiendo síntomas de COVID–19 y está buscando un diagnóstico médico;
  • El empleado está cuidando un individuo sujeto a una orden Federal, Estatal, o local de cuarentena o aislamiento relacionada a COVID-19 o quien ha sido aconsejado por un proveedor de cuidado de salud que se ponga en cuarentena propia debido a preocupaciones relacionadas a COVID–19. Tenga en cuenta que el empleado puede estar cuidando a cualquier individuo, no solamente un miembro de la familia;
  • El empleado está cuidando su hijo o hija si la escuela o lugar de cuidado de su hijo o hija ha cerrado, o el proveedor de cuidado de dicho hijo o hija no está disponible debido a precauciones relacionadas a COVID–19; o
  • El empleado es sujeto a cualquier otra condición sustancialmente semejante especificada por el Secretario de Salud y Servicios Humanos en consulta con el Secretario de Tesorería y el Secretario de Trabajo. Anticipamos que el Secretario de Salud y Servicios Humanos emitirá reglamentos que identifiquen “condiciones sustancialmente semejantes.” 

Los Beneficios de Permiso para Ausentarse con Compensación por Razones Urgentes de Enfermedad: Los empleados a tiempo completo tienen derecho a beneficios de 80 horas de permiso para ausentarse con compensación por razones urgentes de enfermedad.  Los empleados a tiempo parcial tienen derecho al número de horas, en promedio, que trabajan durante un período de 2 semanas.  Si el horario de un empleado a tiempo parcial varía de semana a semana, los empleadores pueden determinar el número de horas de permiso para ausentarse con compensación por razones urgentes de enfermedad para los cuales el empleado es elegible (1) usando un número que equivale al número de horas por promedio que el empleado estaba programado para trabajar durante los previos 6 meses, o (2) si el empleado no trabajó durante dicho período de tiempo, usando un número que equivale al número de horas que se hubiera esperado razonablemente que el empleado hubiera trabajado durante cada semana.

Uso de Beneficios de Permiso para Ausentarse con Compensación por Razones Urgentes de Enfermedad: Un empleado puede usar primero el permiso para ausentarse con compensación por razones urgentes de enfermedad antes de usar tiempo libre compensado que haya acumulado (por ejemplo, vacación, permiso regular para ausentarse con compensación por enfermedad).  Los empleadores no pueden requerir que el empleado use otros permisos compensados para ausentarse que haya acumulado antes de que el empleado use los beneficios de permiso para ausentarse con compensación por razones urgentes de enfermedad.  Los beneficios de este permiso para ausentarse con compensación por razones urgentes de enfermedad no pasan de un año al siguiente y la obligación de un empleador de compensar dicha ausencia debido a enfermedad termina cuando la necesidad del empleado para el permiso para ausentarse termina y el empleado regresa al trabajo.  Cuando el empleo del empleado cesa, el empleador no tiene que pagar compensación que el empleado no haya usado del permiso para ausentarse debido a razones urgentes de enfermedad.

Cantidad de Compensación de Beneficios de Permiso para Ausentarse con Compensación por Razones Urgentes de Enfermedad: Para cada hora que un empleado es elegible para beneficios de permiso para ausentarse con compensación por razones urgentes de enfermedad, el empleador debe de pagarle al empleado lo siguiente:

  • El mayor de la tasa regular del empleado o el salario mínimo que aplique si la ausencia con permiso es necesaria debido a las siguientes razones. En estas situaciones, los empleadores no tienen que pagarle a ningún empleado más de $511 por día o $5,100 en total.
    • El empleado es sujeto a una orden Federal, Estatal, o local de cuarentena o aislamiento relacionada a COVID-19;
    • Un proveedor de cuidado de salud le ha aconsejado al empleado que se ponga en cuarentena propia debido a preocupaciones relacionadas a COVID–19; o
    • El empleado está sintiendo síntomas de COVID–19 y está buscando un diagnóstico médico.
  • Dos Tercios (2/3) del mayor de la tasa regular del empleado o el salario mínimo que aplique si la ausencia con permiso es necesaria debido a las siguientes razones. En estas situaciones, los empleadores no tienen que pagarle a ningún empleado más de $200 por día o $2,000 en total.
    • El empleado está cuidando un individuo sujeto a una orden Federal, Estatal, o local de cuarentena o aislamiento relacionada a COVID-19 o quien ha sido aconsejado por un proveedor de cuidado de salud que se ponga en cuarentena propia debido a preocupaciones relacionadas a COVID–19. Tenga en cuenta que el empleado puede estar cuidando a cualquier individuo, no solamente un miembro de la familia;
    • El empleado está cuidando su hijo o hija si la escuela o lugar de cuidado de su hijo o hija ha cerrado, o el proveedor de cuidado de dicho hijo o hija no está disponible debido a precauciones relacionadas a COVID–19. El término “hijo o hija” refiere al propio hijo o hija del empleado, incluyendo el hijo o la hija biológicos, adoptado o adoptada, o un hijo o una hija acogidos, un hijastro o una hijastra, un pupilo legal, o un niño o una niña para el o la cual el empleado ostente su custodia en lugar del padre – alguien con responsabilidades diarias para cuidar o apoyar al niño o la niña financieramente. Dado las instrucciones del Congreso de interpretar definiciones de una manera consistente, la División sobre Salarios y Horas Laborales clarifica que, bajo la FFCRA, un “hijo o hija” también es un hijo o una hija adultos (es decir, uno que tiene 18 años de edad o más), quien (1) tiene una incapacidad mental o física, y (2) no es capaz de cuidarse debido a dicha incapacidad; o
    • El empleado es sujeto a cualquier otra condición sustancialmente semejante especificada por el Secretario de Salud y Servicios Humanos en consulta con el Secretario de Tesorería y el Secretario de Trabajo. Anticipamos que el Secretario de Salud y Servicios Humanos emitirá reglamentos que identifiquen “condiciones sustancialmente semejantes.”

Notificación por el Empleador: El Secretario de Trabajo ha emitido una notificación ejemplar que hay que publicarse en el lugar de trabajo y hay que distribuirse a empleados que están trabajando de sus domicilios.  La notificación está disponible en inglés y español en el siguiente vínculo: https://www.dol.gov/agencies/whd/pandemic.

Notificación por Empleado: Después del primer día laboral (o porción del mismo) que un empleado reciba beneficios de permiso para ausentarse con compensación por razones urgentes de enfermedad, un empleador puede requerir que el empleado cumpla con procedimientos razonables de notificación al empleador para continuar recibiendo dichos beneficios de ausencia compensada por razones de enfermedad.

Acciones Prohibidas: Un empleador no puede despedir, disciplinar, ni de ninguna otra manera discriminar en contra de ningún empleado quien use el permiso para ausentarse con compensación por razones urgentes de enfermedad, o quien entable una demanda, o quien dé testimonio sobre la aplicación de esta ley.  También se les prohíbe a los empleadores requerir que empleados encuentren alguien para hacer su trabajo o trabajar su turno.

LA LEY DE URGENCIA DE EXPANSIÓN DEL PERMISO FAMILIAR Y MÉDICO

          La Ley de Urgencia de Expansión del Permiso Familiar y Médico (la “Expansión de la FMLA”) enmienda a la Ley de Permiso Familiar y Médico (conocida en inglés como “Family and Medical Leave Act” o por sus iniciales “FMLA”) para incluir varias provisiones de urgencia que tomarán efecto el 1º de abril, 2020 y terminarán automáticamente el 31 de diciembre, 2020.

Empleadores Bajo el Alcance de la Ley: La Expansión de la FMLA aplica a empleadores con menos de 500 empleados.  El Secretario de Trabajo tiene la autoridad de eximir a empleadores con menos de 50 empleados “cuando la imposición de dichos requisitos perjudicaría la viabilidad del negocio como una empresa en funcionamiento.”

Empleados Elegibles:  Para ser elegibles, empleados deben de haber estado empleados por el empleador durante por lo menos 30 días de calendario.  El Secretario de Trabajo puede eximir ciertos proveedores de cuidado de salud y equipos de respuesta a emergencia de la elegibilidad para permiso FMLA de urgencia o el empleador puede elegir excluir a dichos empleados del permiso FMLA de urgencia.

Requisitos para Calificar: Los empleados elegibles tienen derecho a los beneficios a continuación solamente si no pueden trabajar (ni pueden trabajar de su domicilio) debido a una necesidad para ausentarse para cuidar a su propio/a hijo o hija (incluyendo hijo/a biológico/a, adoptado/a, o en acogida, un hijastro/a, un pupilo legal, o un niño de una persona sirviendo en loco parentis) de menos de 18 años de edad, o un hijo adulto o una hija adulta (es decir, quien tiene 18 años de edad o más), quien (1) tiene una incapacidad mental o física, y (2) es incapaz de cuidarse debido a dicha incapacidad, porque la escuela o lugar de cuidado del niño está cerrado o porque el proveedor normal de cuidado para el niño no está disponible.  Esta necesidad tiene que ser relacionada a la emergencia de COVID-19.

Beneficios de Permiso Compensado Urgente de la FMLA: La Expansión de la FMLA provee permiso urgente de la FMLA tanto no compensado como compensado por un máximo de 12 semanas.  Los empleados tienen que proveer a los empleadores notificación de la necesidad de usar dicho permiso para ausentarse lo más pronto que sea pragmático.

Los primeros 10 días del permiso urgente de la FMLA pueden ser sin compensación.  Durante este tiempo, los empleados pueden elegir usar cualquier vacación que hayan acumulado, tiempo libre personal, o ausencia con permiso por razones médicas o por enfermedad.  El empleador puede requerir que el empleado sustituya permisos acumulados para ausentarse con compensación durante este período de tiempo si el empleado no está recibiendo ninguna otra forma de compensación tal como discapacidad a corto plazo.

Después de los primeros 10 días del permiso urgente de FMLA los empleadores tienen que pagarles a empleados elegibles por lo menos dos tercios (2/3) de su compensación regular para la duración de la ausencia con permiso.  La compensación regular se determina multiplicando la tasa regular del empleado por el número de horas que el empleado normalmente estaría programado para trabajar.  Si el horario del empleado varía de semana a semana, los empleadores pueden determinar el número de horas para el cálculo de la compensación regular haciendo lo siguiente: (1) usando un número igual al promedio del número de horas que el empleado estaba programado para trabajar durante el previo período de 6 meses, o (2) si el empleado no trabajó durante dicho período de tiempo, usar un número igual al número de horas que el empleado razonablemente hubiera esperado trabajar durante cada semana.

Límite en permiso FMLA con compensación.  No obstante, el requisito de compensar a empleados elegibles por lo menos 2/3 de su compensación regular, los empleadores no tienen que pagar más de $200 por día y $10,000 en total para permiso FMLA urgente a cada empleado.

Requisitos de Notificación: Se les requiere a los empleados proveer a los empleadores notificación de la necesidad de usar dicho permiso para ausentarse lo más pronto que sea pragmático.

Reinstalación Garantizada: Los empleadores con menos de 25 empleados no tienen que cumplir con la regla normal de la FMLA de reinstalar al empleado en su posición original al final del permiso FMLA urgente si: (1) proveen al empleado el permiso FMLA urgente; y (2) la posición del empleado ya no existe debido a condiciones económicas o cambios necesarios en las condiciones de operación del empleador como resultado de la emergencia de salud pública; y (3) el empleador hace esfuerzos razonables para reinstalar el empleado en una posición equivalente, pero dichos esfuerzos no tienen éxito.  Si una posición equivalente se hace disponible dentro de un período de un año después de concluirse la necesidad del empleado para el permiso para ausentarse, el empleador tiene que hacer esfuerzos razonables para comunicarse con el empleado para reinstalar el empleado en la posición del empleado.

CRÉDITOS FISCALES PARA EL PERMISO PARA AUSENTARSE CON COMPENSACIÓN POR RAZONES URGENTES DE ENFERMEDAD Y PERMISO FAMILIAR Y MÉDICO COMPENSADO

La FFCRA incluye una serie de créditos fiscales reembolsables para empleadores proveyendo el permiso para ausentarse con compensación por razones urgentes de enfermedad y el permiso familiar y médico compensado.  Con respecto al permiso familiar y médico compensado, los empleadores tendrán derecho a un crédito de 100% para los salarios pagados a empleados por el uso de permiso familiar y médico compensado, con un límite de $200 por día y $10,000 en total por empleado.  Con respecto al permiso para ausentarse con compensación por razones urgentes de enfermedad, los empleadores tendrán derecho a un crédito de 100% contra la porción del empleador de impuestos de Seguro Social para salarios pagados a empleados por el uso del permiso para ausentarse con compensación por razones urgentes de enfermedad, sujeto a los siguientes límites:

$511 por día por hasta 10 días para ausencias con permiso tomadas por las siguientes razones:

  • El empleado es sujeto a una orden Federal, Estatal, o local de cuarentena o aislamiento relacionada a COVID-19;
  • Un proveedor de cuidado de salud le ha aconsejado al empleado que se ponga en cuarentena propia debido a preocupaciones relacionadas a COVID–19; o
  • El empleado está sintiendo síntomas de COVID–19 y está buscando un diagnóstico médico.

$200 por día por hasta 10 días para ausencias con permiso tomadas por las siguientes razones:

  • El empleado está cuidando un individuo sujeto a una orden Federal, Estatal, o local de cuarentena o aislamiento relacionada a COVID-19 o quien ha sido aconsejado por un proveedor de cuidado de salud que se ponga en cuarentena propia debido a preocupaciones relacionadas a COVID–19. Tenga en cuenta que el empleado puede estar cuidando a cualquier individuo, no solamente un miembro de la familia;
  • El empleado está cuidando su hijo o hija si la escuela o lugar de cuidado de su hijo o hija ha cerrado, o el proveedor de cuidado de dicho hijo o hija no está disponible debido a precauciones relacionadas a COVID–19; o
  • El empleado es sujeto a cualquier otra condición sustancialmente semejante especificada por el Secretario de Salud y Servicios Humanos en consulta con el Secretario de Tesorería y el Secretario de Trabajo. Anticipamos que el Secretario de Salud y Servicios Humanos emitirá reglamentos que identifiquen “condiciones sustancialmente semejantes.”

Ejemplos del crédito se incluyen en las pautas que se encuentran en https://www.dol.gov/newsroom/releases/osec/osec20200320.

CLAVES

Aquí le presentamos con unas claves que debe de considerar al leer y analizar los requisitos específicos de esta nueva ley.  Como siempre, no dude en comunicarse con cualesquier de los abogados en nuestro grupo que especializa en asuntos de empleo para más información y asistencia llamando al (831) 373-1241 o haciendo “clic” en nuestro sitio web www.fentonkeller.com.

  • El permiso para ausentarse con compensación por razones urgentes de enfermedad y la expansión del permiso familiar y médico aplican solamente a empleados que no pueden trabajar ni pueden trabajar desde sus casas debido a preocupaciones relacionadas al COVID-19.
  • Crea nuevos códigos de pago para el permiso para ausentarse con compensación por razones urgentes de enfermedad y la porción compensada de la expansión del FMLA.  Asegúrese de que esta clase de compensación se detalle en los talones de cheque de los empleados.
  • Crea una dirección designada de correo electrónico o un sitio en el “intranet” de su compañía donde sus empleados pueden hacer preguntas sobre estos beneficios.  Esto le ayudará a mantener comunicación consistente.
  • Los empleadores pueden evitar la necesidad de que empleados tomen la ausencia compensada y pueden acomodar dichas emergencias de familia dándoles a los empleados la opción de trabajar de sus casas.
  • Los empleadores deben de publicar una notificación de los derechos ampliados de permiso familiar en el lugar de trabajo y distribuirla a los empleados trabajando de sus domicilios.
  • La ley toma efecto el 1º de abril, 2020.
  • Siga sus pólizas vigentes de vacación y ausencias debido a enfermedad.  La FFCRA provee beneficios además de la ley vigente y las pólizas del empleador.
  • Los empleadores de proveedores de cuidado de salud y de equipos de respuesta a emergencia pueden elegir excluir a dichos empleados del permiso para ausentarse con compensación por razones urgentes de enfermedad y la expansión de beneficios de la FMLA.
  • Si usted está implementando despidos o ceses de empleo, debe de tener en mente consideraciones de la Ley WARN (en inglés “Worker Adjustment and Retraining Notification” / en español “Ley de Notificación de Ajustes y Reentrenamiento del Trabajador”).  La Orden Ejecutiva N-31-20 del Gobernador Newsom suspende las provisiones de notificación de antemano de 60 días y las multas de CAL-WARN para negocios implementando despidos o ceses de empleo masivos sujeto a ciertas condiciones.  La notificación de despido debe de proveerse a los empleados lo más pronto que sea pragmático.  La ley federal WARN contiene una excepción al requisito de notificación de antemano a los empleados cuando hay “circunstancias de negocio imprevisibles fuera del control del empleador” y desastres naturales. Vea más información en https://www.edd.ca.gov/about_edd/coronavirus-2019/faqs/WARN.htm.
  • Los empleados despedidos o con horas laborales reducidas serán elegibles para beneficios de seguro de desempleo.
  • No olvide que, aunque la FFCRA es una nueva ley, los empleadores tienen que continuar siguiendo las reglas vigentes de la FMLA, las leyes que apliquen sobre discriminación, privacidad y compensación, y proveer hojas de pago que cumplan con la ley.
  • Manténgase informado sobre los reglamentos del Departamento de Obra eximiendo a negocios pequeños de los requisitos del ampliado permiso FMLA con compensación y otra legislación pendiente ofreciendo beneficios adicionales para empleados y ayuda para empleadores pequeños.

RECURSOS ESTATALES Y FEDERALES ADICIONALES:

https://www.dol.gov/agencies/whd/pandemic

https://www.dol.gov/newsroom/releases/osec/osec20200320

https://www.labor.ca.gov/coronavirus2019/#chart

https://www.labor.ca.gov/coronavirus2019/

https://www.dir.ca.gov/dlse/2019-Novel-Coronavirus.htm

https://www.dol.gov/coronavirus

https://www.congress.gov/bill/116th-congress/house-bill/6201/text

https://www.dol.gov/agencies/whd/fmla/pandemic